Überblick
- Angebot Backoffice
- Ist mein Backoffice-Angebot das Richtige für dich?
- Was ist eine virtuelle Assistentin?
- Wie funktioniert die Zusammenarbeit?
- Welche Vorteile hast du?
- Was kostet dich meine Unterstützung?
- Meine Programmkenntnisse
- Angebot Personalmanagement
- An wen richtet sich mein Angebot Personalmanagement?
- Meine berufliche Laufbahn im Gesundheitswesen
- Meine Motivation
- Deine Zeit für Veränderungen
- Wie kann ich dich unterstützen?
- Expertise Personalmanagement
- Kundenstimmen
- Grundregeln für eine Zusammenarbeit
- Kontaktmöglichkeiten
Mein Angebot
Backoffice
- Recherchetätigkeiten
- Vorbereitung von Präsentationen / Unterlagen
- Zuarbeitung bei Projekten
- Stammdatenpflege
- schriftlicher Kundensupport
Verwaltungstätigkeiten
- Blogbeiträge (ohne SEO)
- Vorbereitung von Interviewleitfäden
- Zeitungsartikel
- Newsletter (Technik nur nach Einweisung)
- Transkription
Texte verfassen
- Rechnungslegung
- Mahnwesen
- Antragsstellung z.B. Refinanzierungs-ansträge
- Kommunikation mit Behörden
- Einholen von Belegen und Zuordnung
vorb. Buchhaltung
ist mein angebot das richtige für dich?
Was ist eine virtuelle Assistentin?
Als VA arbeite ich auf selbständiger Basis (Freelancerin) und unterstütze dich bei all den Aufgaben, die im Alltagsgeschäft zu kurz kommen. Die Zusammenarbeit ist auf deine Bedürfnisse abgestimmt: kurz- oder langfristig, "kleine" administrative Aufgaben oder "große" Projekte. Genau so wie du es brauchst.
Wie funktioniert die Zusammenarbeit?
Ich arbeite 100% remote, 365 Tage im Jahr. Auf Wunsch arbeite ich für dich an bestimmten Tagen oder in festen Zeitfenstern. Die Kommunikation läuft ganz nach deinen Wünschen: über E-Mail, WhatsApp, Slack oder Trello? Ich bin flexibel. Am Anfang bevorzuge ich es, wenn wir im engen Kontakt stehen, damit unsere Zusammenarbeit beidseitig in die richtige Richtung läuft.
Welche Vorteile hast du?
Die Abrechnung beläuft sich rein auf den tatsächlichen Unter-stützungsbedarf. Das Arbeiten ist am Wochenende/Feiertagen ohne Zusatzkosten möglich. Es wird keine Hardware/kein Arbeitsplatz benötigt. Es fallen keine Lohnnebenkosten/keine Lohnfortzahlung an.
Was kostet dich meine Unterstützung?
Mein Stundensatz liegt bei 47€ netto.
Einarbeitungs- und Paketpreise sind nach Absprache möglich.
Backoffice
Programmkentnisse
Office Programme
(Word, Excel, Power Point)
Kommunikationssysteme
(Trello, Slack, Outlook, Zoom)
Buchhaltungsprogramme
(Datev, Lexoffice)
Zeitarbeitssysteme
(L1, Insitu)
Anwendersysteme (Zahn)Medizin
(Z1, Charly, Albis)
Grafikdesign-Programm
(Canva)
Webdesign
(Wordpress, WIX)
Cloud Systeme
(iCloud, Google Drive, One Drive)
Anwendersysteme Pflege
(Medifox)
Mein Angebot
personalmanagement
Personalbeschaffung
- Stellenanzeigen bearbeiten / schalten
- Terminmanagement oder Durchführung von Erstgesprächen
- Unterstützung bei E-Recruiting
- Personalmarketing
- Verwaltung von Bewerberunterlagen
- Anlegen und Pflege eines Bewerberpools
Personalverwaltung
- Unterstützung und Einführung eines
On- und Offboardingsystems
- Erstellung von
Personalunterlagen (z.B. Verträge,
Abmahnungen, Zeugnisse etc.)
- Dienst- und Urlaubsplanung
- Organisation von Schulungen,
Fortbildungen etc.
- Auswertung Zeiterfassung / Fehlzeiten
- Stundenerfassung / Rückerfassung
- vorbereitende Lohnbuchhaltung
- Bereitstellung von Personalgespräch-
unterlagen
Personalmanagement
Für pflegeunternehmen und zahnarztpraxen
Meine berufliche Laufbahn:
Alles begann mit meiner Ausbildung zur zahnmedizinischen Fachangestellten. Im Anschluss holte ich mein Abitur auf dem zweiten Bildungsweg nach und studierte Pflegemanagement an der HS Neubrandenburg. Nach dem Studium stieg ich als Praxismanagerin und Assistentin der Geschäftsführung in Zahn-arztpraxen ein, arbeitete als Personaldisponentin für Pflegekräfte und als Abteilungsleitung Personal und Controlling in einem ambulanten und teilstationären Pflegebetrieb. Meine Berufs-erfahrung verband mich immer weiter mit der Gesundheits-branche. Sie zeigte mir nicht nur wie wichtig jeder einzelne Job ist, sondern auch, dass die seit Jahren bestehenden (Personal)-Probleme nicht angegangen, sondern vor sich hergeschoben werden. Sie wurden als nicht relevant angesehen und "auf einmal, aus dem Nichts" haben wir einen Fachkräftemangel...
Meine Motivation?
Nach all den Jahren schlägt mein Herz nach wie vor für das Gesundheitswesen. Mein Ziel ist es die Berufe bei der jüngeren Generation, als auch bei Berufsaussteigern, wieder attraktiv zu machen und dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken. Mit-arbeiter:innen finden und langfristig binden mit dem Aufbau eines gut funktionierenden Personalmanagements. On- und Offboarding, Social Recruiting und Employer Branding sind für dich Fremdwörter? Benefits sind bei dir noch immer flache Hierarchien und ein motiviertes Team? Dann sollten wir uns dringend unterhalten!
Deine Zeit für Veränderungen!
Alle schimpfen, dass es kein (vernünftiges) Praxispersonal mehr gibt und dann lese ich Stellenanzeigen, da rollen sich meine Zehennägel hoch. Bewerber:innen/Azubis werden aufgrund von Schulabschlüssen vorverurteilt, sie werden nicht schnell genug kontaktiert oder wahllos eingestellt. Ein vernünftiges On-boarding oder gar ein Einarbeitungsplan existiert nicht und regelmäßige Mitarbeitergespräche werden nicht geführt. Sorgen und Veränderungswünsche werden nicht ernst genommen und "plötzlich" steigen die Krankheitstage und Kündigungen flattern ein. Das mögen Extrembeispiele sein und dennoch sind sie in vielen Unternehmen an der Tagesordnung! Nimm dir einen Moment Zeit und reflektiere ehrlich eure Personalprozesse. Kommen dir manche der Situationen bekannt vor? Möchtest du endlich Ordnung und Struktur? Dann bist du bei mir genau richtig!
Wie kann ich dich unterstützen?
Ich kann dich bei "einfachen" administrativen Tätigkeiten entlasten und z.B. Verträge, Zusatzvereinbarungen, Zeugnisse u.v.m. erstellen. Ich kann dich beim Anlegen eines Bewerberpools, bei den Auswertungen von Fehlzeiten oder bei der Dienst- und Urlaubsplanung unterstützen. Gerne unterstütze ich dich auch tiefgreifender und wir erarbeiten eine langfristige und nachhaltige Arbeitgebermarke, etablieren ein On- und Offboardingsystem und finden gemeinsam neue Team-mitglieder und binden diese langfristig an deine Praxis.
Expertise
personalmanagement
Kundenstimmen
Eine sehr angenehme Person mit
viel Wissen und achtet sehr
auf individuelle Details.
Kann ich nur empfehlen
Vielen Dank für die tolle Beratung. Der Austausch war sehr informativ und ich kann sehr viel Input für meine Umsetzung mitnehmen. Empfehle ich sehr gern weiter.
Jenny verfügt über ein sehr breites Wissen und ist daher in vielen Bereichen eines Unternehmens sofort einsetzbar. Ihre positive Ausstrahlung vermittelt Leichtigkeit. Sehr fleißig und sehr selbstständig. Absolut empfehlenswert.
Ich wusste vorher gar nicht, dass es virtuelle Assistenten gibt, bis ich den Tipp einer Bekannten bekommen habe. Jennifer hat mich zeitweise im Backoffice unterstützt. Sie sorgte dafür, dass meine Termine gut geplant und organisiert waren, sie kümmerte sich um die Auftragsprüfung, beantwortete Mails, erstellte Newsletter an meine Kunden und baute meine Social Media Kanäle auf. Ihre Hilfe war Gold wert und ich würde immer wieder auf Sie zurückgreifen. Sie ist freundlich, organisiert und zügig in der Bearbeitung!
Frau Hinz ist bei uns in der Firma fürs Marketing zuständig. Sie erstellt die Newsletter, pflegt und erstellt Social Media, designed Weihnachtskarten, Flyer und auch unsere Homepages.
Sie ist sehr fleißig und durchaus zuverlässig. Die Gesamte Firma ist mit ihrer Arbeit mehr als zufrieden.
Die Zusammenarbeit mit Frau Hinz lief von Beginn an sehr zuverlässig, freundlich und professionell. Sie unterstützte mich in der Betreuung von Sozialen Netzwerken. Sie konnte sich dahingehend schnell einarbeiten und brachte hohe Einsatzbereitschaft sowie Eigeninitiative mit. Ich würde jederzeit wieder auf sie zurückgreifen!
Jennifer überzeugt nicht nur mit ihrer Ausstrahlung und ihrem Charisma. Sie überzeugt mit all ihrer Erfahrung, arbeitet zielorientiert und bringt die Sache auf den Punkt. Ihre Beratung inspiriert mich zu neuen Ideen und ihre Dienstleistung kann ich nur empfehlen. Sie hat mir beruflich die richtigen Impulse gesetzt und mich richtig voran gebracht. Danke dafür! Ich kann Jennifer all diejenigen empfehlen, die eine fleißige Kraft in ihren Projekten und mehr Zeit für das Wesentliche benötigen.
Frau Hinz hat fast ohne Einarbeitungszeit mir sofort notwendige und sehr zeitaufwendige Arbeiten abgenommen. Während meines Urlaubs konnte ich mich erstmals seit Jahren wieder auf diesen konzentrieren, alles lief von alleine. Ich habe jetzt die Zeit, mich auf meine Kernkompetenz zu konzentrieren.
Grundregeln
Für eine zusammenarbeit
Die Basis der Zusammenarbeit ist gegenseitiger Respekt, Wertschätzung und das Arbeiten auf Augenhöhe
Eine offene, ehrliche und transparente Kommunikation
Du und dein Unternehmen leben die Philosophie, dass Rassismus, Sexismus, jegliche Formen von Diskriminierung und Tierversuche keinen Platz haben.
Im Bereich Backoffice arbeite ich mit allen Branchen und Unternehmer:innen zusammen, die Unterstützung benötigen. Ich liebe Abwechslung und Herausforderungen.
Beim Aufbau einer Arbeitgebermarke und bei Beratungen zur Optimierung des Personalmanagements, ist die Voraussetzung, offen für Veränderung zu sein. Bist du nicht bereit dich und deine Prozesse kritisch zu durchleuchten und anzupassen, werden wir keine Erfolge erzielen.
Kontaktmöglichkeiten
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info@jenniferhinz-va.de
www.jenniferhinz-va.de
jenniferhinz-va
Jennifer Hinz
jenniferhinzva